как это было.

Гала-ужин IX Всероссийского саммита виноделов «Массандра»: организация вечера для 500 гостей

Spring Solutions выступила ключевым подрядчиком в организации гала-ужина IX Всероссийского саммита виноделов «Массандра». Мероприятие прошло в бальном зале отеля Mriya Resort & SPA в Ялте и собрало около 500 участников винодельческой отрасли.
Проект требовал одновременной координации гостевого сервиса, гастрономической программы, выступлений приглашённых артистов и работы технических и медийных команд. Важно было обеспечить согласованность всех элементов вечера — от встречи гостей до сценической программы.

Гостевой сервис и протокольная организация

Для приёма участников была организована работа команды хостес, регистрация и рассадка гостей с учётом протокола мероприятия. Отдельное внимание уделили сопровождению VIP-гостей и координации потоков посетителей.
На мероприятии такого масштаба гостевой сервис — это не только встреча и навигация. Он должен быть согласован с таймингом вечера, расположением зон и работой других служб, чтобы участники могли комфортно перемещаться между элементами программы.

Сопровождение артистов и сценической программы

В числе приглашённых артистов были Александр Панайотов и Елена Ваенга. Spring Solutions координировала организационные вопросы, связанные с их участием: трансферы, подготовку гримёрных, взаимодействие с техническими службами и выполнение согласованных требований артистов.
Работа с выступающими требовала синхронизации с общим расписанием гала-ужина. Подготовка артистов, техническая готовность площадки и выходы на сцену должны были быть согласованы с остальными этапами вечера.

Гастрономическая программа с акцентом на винную культуру

Гастрономическая часть соответствовала тематике саммита. В программу вошли банкет с подбором вин к блюдам, дегустационные станции от «Массандры» и отдельная зона с авторской кухней.
Такое построение позволяло гостям не только участвовать в общем ужине, но и знакомиться с винной и гастрономической составляющей мероприятия в более свободном формате.

Техническая и медийная координация

Для освещения события была предусмотрена многокамерная съёмка, фоторепортаж в стилистике саммита и подготовка видеоматериалов для социальных сетей. На площадке также организовали пресс-волл.
Параллельно требовалось координировать работу технических специалистов, медиа-команды, персонала площадки и других подрядчиков. Отдельными направлениями стали организация охраны, медицинского пункта и контроля доступа.

Координация большого количества подрядчиков

Одной из ключевых задач проекта стало согласование работы многочисленных исполнителей в рамках единого тайминга. Гостевой сервис, банкет, выступления артистов, техническое обеспечение и медиа-поддержка зависели друг от друга, поэтому требовали централизованной координации.
Spring Solutions обеспечивала взаимодействие между задействованными командами, помогая объединить разные направления подготовки в одно мероприятие.

• Итог: гала-ужин IX Всероссийского саммита виноделов «Массандра» объединил около 500 гостей, гастрономическую программу, выступления известных артистов и медийное сопровождение. Проект потребовал комплексной организации и согласованной работы сервисных, технических и творческих команд.

solution

На гала-ужин саммита были приглашены артисты российской эстрады - Александр Панайотов и Елена Ваенга. Мы обеспечили селебрити –менеджмент артистов, проработав специальные пожелания и предложения знаменитостей, встретив и сопровождая их на протяжении всего проекта. Мы всегда эффективны!