как это было.

Конференция медицинской IT-компании SWAN в Крыму: два дня профессионального общения и обмена опытом

Spring Solutions организовала двухдневную конференцию для медицинской IT-компании SWAN на площадке Riviera Sunrise Resort & SPA в Алуште. В мероприятии приняли участие 150 IT-специалистов.
Программа объединила образовательную часть, профессиональное общение и вечерние активности. Организационная задача заключалась в том, чтобы обеспечить комфортные условия для работы участников, техническое сопровождение выступлений и возможности для неформального общения между деловыми блоками.

Пространство для деловой программы

Для конференции подготовили зал, оформили площадку в соответствии с корпоративным стилем SWAN и организовали зоны для кофе-брейков.
При планировании учитывали разные сценарии использования пространства: выступления спикеров, просмотр презентаций, работу с аудиторией и перерывы между деловыми блоками. Кофе-брейки давали участникам возможность продолжить обсуждения и обменяться опытом в неформальной обстановке.
Техническое сопровождение конференции
Техническая команда обеспечивала работу звука, света и видеосистем, необходимых для выступлений и презентаций. Отдельным направлением стала организация многокамерной онлайн-трансляции, позволявшей передавать происходящее за пределы площадки.
В подготовку также входили координация оборудования и технических специалистов, поддержка презентационной программы и работа с мультимедийными элементами мероприятия.

Регистрация и сопровождение гостей

Для встречи участников организовали электронную регистрацию, подготовили персонализированные бейджи и предусмотрели сопровождение гостей на площадке. Трансферы обеспечивали перевозку участников в рамках программы.
Организация гостевого сервиса помогала поддерживать единый ритм мероприятия — от прибытия гостей до переходов между деловыми блоками и вечерней программой.
Вечерняя программа: общение вне рабочих сессий
После деловой части программа продолжалась в более свободном формате. Вечерний коктейль с живой музыкой создавал условия для неформального общения, а IT-квиз с использованием AR-технологий добавлял интерактивный элемент.
Развлекательная часть дополняла профессиональную программу и позволяла участникам продолжить общение вне официальных выступлений и презентаций.

Как объединить деловую и вечернюю части

При организации конференции Spring Solutions решала несколько взаимосвязанных задач: подготовку площадки, техническое сопровождение, регистрацию и логистику гостей, а также организацию вечерней программы.
В результате деловая и развлекательная части стали элементами единого двухдневного мероприятия для специалистов медицинской IT-компании. Конференция объединила профессиональную программу с возможностями для общения и обмена опытом за пределами рабочих сессий.

• Итог: конференция SWAN в Алуште собрала 150 IT-специалистов в рамках двухдневной программы с образовательной и развлекательной составляющими. Spring Solutions обеспечила организационную координацию, техническое сопровождение и гостевой сервис мероприятия.

solution

Основной фишкой конференции стал робот, который встречал и регистрировал гостей, помогал в навигации по территории конференции, делал селфи и развлекал гостей.